1 Rollen anlegen und Zugriffsrechte vergeben

Berechtigungen werden im System nicht einzelnen Benutzern, sondern Rollen zugewiesen. Eine Rolle bündelt eine Menge von Zugriffsrechten; der Benutzer erhält anschließend eine oder mehrere Rollen. Das Anlegen einer Berechtigung erfolgt daher immer in zwei Schritten: zuerst die Rolle anlegen, dann die Zugriffsrechte dieser Rolle definieren.

Diese Anleitung beschreibt beide Schritte – das Anlegen der Rolle im Bereich Benutzer und das Vergeben der Rechte im Bereich Konfiguration.

1.1 Rollenverwaltung aufrufen

Sie erreichen die Rollen über das Hauptmenü: Benutzer > Rollen.

Abbildung 1 – Menü Benutzer mit dem Eintrag Rollen und der Rollenübersicht.

1.2 Übersicht der Rollen

Die Übersicht listet alle vorhandenen Rollen. Ein Klick auf den Namen öffnet die Rolle zur Bearbeitung, die Schaltfläche + Neu legt eine neue Rolle an.

Achtung: System-Rollen nicht verändern

Rollen mit der Kennzeichnung Ist System-Rolle werden von der Anwendung selbst verwendet. Änderungen an ihren Rechten können dazu führen, dass Standardfunktionen oder Anmeldevorgänge nicht mehr funktionieren. Legen Sie für eigene Berechtigungskonzepte stets neue Rollen an.

1.3 Neue Rolle anlegen

Abbildung 2 – Maske Neue Rolle hinzufügen.

1. In der Rollenübersicht die Schaltfläche + Neu betätigen.

2. Im Feld Name die Bezeichnung der Rolle vergeben.

3. Im Feld Systemname die technische Bezeichnung eintragen.

4. Den Schalter Aktiv auf an belassen, damit die Rolle verwendet werden kann.

5. Mit Speichern übernehmen. Die Rolle steht danach in der Rechtematrix als eigene Spalte zur Verfügung.

Tipp: Rollen nach Modul und Berechtigungsstufe benennen

Bewährt hat sich das Schema Modul + Stufe, wie es die bestehenden Rollen Abrechnung View und Abrechnung Change zeigen: View für lesenden Zugriff, Change für ändernden Zugriff. Das Schema bleibt auch bei vielen Rollen übersichtlich und macht in der Rechtematrix sofort erkennbar, welche Spalte welchen Umfang hat.

Hinweis: Systemname nachträglich ändern

Der Systemname dient der internen Referenzierung. Vergeben Sie ihn sorgfältig und ändern Sie ihn nach der Vergabe von Rechten nicht mehr, um bestehende Verknüpfungen nicht zu gefährden.

1.4 Zugriffsrechte der Rolle definieren

Die Rechte werden nicht in der Rolle selbst, sondern zentral in der Rechtematrix vergeben. Sie erreichen sie über das Hauptmenü: Konfiguration > Zugriffsrechte.

Abbildung 3 – Menü Konfiguration mit dem Eintrag Zugriffsrechte.

Die Matrix stellt sämtliche Zugriffsrechte des Systems den vorhandenen Rollen gegenüber. Jede Zeile ist ein einzelnes Recht, jede Spalte eine Rolle. Das Kontrollkästchen an der Kreuzung erteilt oder entzieht der Rolle dieses Recht.

Abbildung 4 – Matrix der Zugriffsrechte.

1. Die Spalte der zuvor angelegten Rolle in der Matrix suchen.

2. Das Grundrecht für den Zugang setzen, damit die Rolle das System überhaupt aufrufen darf.

3. Die fachlich erforderlichen Rechte Zeile für Zeile ankreuzen.

4. Die Auswahl speichern und die Vergabe anschließend mit einem Testbenutzer prüfen.

Achtung: Kontrollkästchen in der Kopfzeile

Das Kästchen über einer Rollenspalte wirkt auf alle Rechte dieser Rolle. Ein versehentlicher Klick erteilt einer Rolle sämtliche Rechte des Systems – einschließlich administrativer Funktionen. Verwenden Sie es nur bewusst und prüfen Sie danach die Spalte.

Hinweis: Grundrecht für den Zugang

Die Kategorie Allgemein enthält mit Zugriff erlauben ein grundlegendes Recht, das den Zugang zum System steuert. Fehlt es, greifen die übrigen Rechte einer Rolle nicht. Prüfen Sie bei neuen Rollen zuerst dieses Recht, wenn sich ein Benutzer nicht anmelden kann oder eine leere Oberfläche vorfindet.

Tipp: Sparsam vergeben und trennen

Vergeben Sie nur jene Rechte, die für die Aufgabe tatsächlich erforderlich sind, und trennen Sie lesende von ändernden Rechten in eigene Rollen. Ein Benutzer, der Auswertungen kontrolliert, benötigt keine Rechte zum Ändern von Stammdaten – und kann so auch nichts versehentlich überschreiben.

1.5 Rolle einem Benutzer zuweisen

Die Rolle wirkt erst, wenn sie einem Benutzer zugewiesen ist. Öffnen Sie dazu unter Benutzer > Benutzer das betreffende Konto und weisen Sie ihm die Rolle zu. Ein Benutzer kann mehrere Rollen tragen; seine Rechte ergeben sich aus der Summe aller zugewiesenen Rollen.

Hinweis: Änderungen wirksam machen

Rechteänderungen werden je nach Sitzungsverwaltung nicht immer sofort übernommen. Lässt sich eine neu vergebene Berechtigung nicht nutzen, melden Sie den betroffenen Benutzer ab und erneut an.

Checkliste neue Rolle

•      Rolle nach dem Schema Modul + Berechtigungsstufe benannt

•      Systemname vergeben, kurz und ohne Sonderzeichen

•      Schalter Aktiv auf an

•      Grundrecht für den Zugang in der Rechtematrix gesetzt

•      Nur die fachlich erforderlichen Rechte erteilt

•      Keine System-Rolle verändert

•      Rolle einem Benutzer zugewiesen und mit einem Testkonto geprüft