Export Typen
1 Export von EG-Daten
Über die Exporte übergeben Sie die
Daten Ihrer Energiegemeinschaft an die nachgelagerten Systeme: die Stammdaten
und Buchungssätze an die BMD-Finanzbuchhaltung, die Zahlungsdaten an Ihre Bank.
Für Energiegemeinschaften stehen fünf Exportdefinitionen zur Verfügung.
Abbildung 1 – Übersicht der Exportdefinitionen für Energiegemeinschaften.
1.1 Verfügbare Exporte
Jede Exportdefinition wird mit ihrer Bezeichnung und darunter mit dem technischen Systemnamen angezeigt. Der Systemname ist bei Rückfragen an den Support hilfreich.
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Export |
Inhalt & Verwendung |
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EG Consumer |
Stammdaten der Verbraucher für die Übernahme in die Buchhaltung. Systemname: Exports.ECBmdKunden. |
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EG Prosumer |
Stammdaten der Prosumer, also der einspeisenden Mitglieder. Systemname: Exports.ECBmdLieferanten. |
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EG Abrechnung BMD |
Buchungssätze der Abrechnung für den Import in die BMD-Finanzbuchhaltung. Systemname: Exports.ECBmdBuchung. |
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EG Banking Consumer |
Zahlungsdaten für den Zahlungsverkehr mit den Verbrauchern. Systemname: Exports.ECSepaCredit. |
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EG Banking Prosumer |
Zahlungsdaten für den Zahlungsverkehr mit den Prosumern. Systemname: Exports.ECSepaDebit. |
1.2 Reihenfolge der Exporte
1. EG Consumer und EG Prosumer: Zuerst die Stammdaten übergeben, damit in der Buchhaltung die Kunden- bzw. Lieferantenkonten vorhanden sind.
2. EG Abrechnung BMD: Anschließend die Buchungssätze übergeben. Ohne vorhandene Stammdatenkonten weist BMD die Buchungen zurück.
3. EG Banking Consumer und EG Banking Prosumer: Zuletzt die Zahlungsdaten erzeugen und im Online-Banking einreichen.
Achtung: Stammdaten vor Buchungen
Ein Import von Buchungssätzen ohne zuvor angelegte Kunden- und Lieferantenkonten führt in der Buchhaltung zu abgewiesenen oder falsch zugeordneten Sätzen. Übergeben Sie die Stammdatenexporte immer zuerst – auch bei jedem späteren Lauf, wenn neue Mitglieder hinzugekommen sind.
1.3 Voraussetzungen
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Voraussetzung |
Prüfschritt |
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Stammdaten der Energiegemeinschaft |
Im Abschnitt SEPA / BMD der Energiegemeinschaft müssen IBAN, Kreditor Name, Adresse sowie die BMD-Konten hinterlegt sein. Fehlende Pflichtfelder führen zum Abbruch der Dateierzeugung. |
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Stammdaten der Mitglieder |
Für die Exporte müssen BMD-Kontonummer, Adresse und – sofern erforderlich – UID-Nummer und E-Mail-Adresse der Mitglieder erfasst sein. Unvollständige Datensätze erscheinen in der Vorschau mit leeren Spalten. |
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Abgeschlossener Abrechnungslauf |
Die Buchungs- und Zahlungsdaten entstehen aus der Abrechnung. Prüfen Sie zuvor die Energiemengen in der Ansicht Abrechnung EG und die erzeugten Belege in EG-Abrechnungen. |
1.4 Vorschau und Ausführen
Nach dem Öffnen einer Exportdefinition erscheint zunächst die Vorschau. Sie zeigt die Datensätze, die exportiert würden, in Tabellenform – der Export wird erst durch eine der beiden Schaltflächen rechts oben ausgelöst. Nutzen Sie die Vorschau, um Vollständigkeit und Plausibilität zu prüfen, bevor Daten an Buchhaltung oder Bank gehen.
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Feld |
Bedeutung & Hinweise |
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Titelzeile |
Zeigt Exportieren – Vorschau gefolgt von der Bezeichnung der Exportdefinition. |
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(Zurück) |
Kehrt zur Übersicht der Exportdefinitionen zurück, ohne zu exportieren. |
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Auswahlkästchen |
Spalte ganz links. Auswahl einzelner Datensätze; das Kästchen in der Kopfzeile wählt alle Zeilen der Seite aus. |
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Ausgewählte exportieren |
Erzeugt die Exportdatei ausschließlich aus den markierten Datensätzen. |
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Alle exportieren |
Erzeugt die Exportdatei aus allen Datensätzen der Vorschau, unabhängig von der Auswahl. |
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Blätterleiste |
Navigation innerhalb der Vorschau sowie Anzeige des dargestellten Ausschnitts. Über Aktualisieren wird die Vorschau neu aufgebaut. |
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keine Daten |
Für die Exportdefinition liegen keine Datensätze vor. Prüfen Sie Abrechnungslauf und Stammdaten der Mitglieder. |
1. Die gewünschte Exportdefinition in der Übersicht öffnen. Die Vorschau wird angezeigt.
2. Anzahl der Datensätze in der Blätterleiste sowie Beträge und Kontonummern stichprobenartig prüfen.
3. Bei einem Teilexport die gewünschten Zeilen markieren und Ausgewählte exportieren betätigen, andernfalls Alle exportieren.
4. Die erzeugte Datei speichern und an Buchhaltung bzw. Bank übergeben.
Achtung: Teilexport bewusst einsetzen
Ausgewählte exportieren berücksichtigt nur die markierten Zeilen. Bei mehrseitigen Vorschauen bleiben Datensätze auf anderen Seiten unberücksichtigt – für den vollständigen Lauf verwenden Sie Alle exportieren und gleichen Sie die Anzahl der Datensätze mit der Blätterleiste ab.
1.5 Struktur der Exporte
Die folgende Tabelle erklärt die in den Vorschauen verwendeten Spalten. Nicht jeder Export enthält alle Spalten; die Zusammensetzung je Export ist im Anschluss aufgeführt.
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Spalte |
Bedeutung |
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ID |
Interne Kennung des Datensatzes. |
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Rechnungsnummer |
Beleg- bzw. Rechnungsnummer der zugrunde liegenden Abrechnung. |
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Rechnungsdatum |
Belegdatum der Rechnung. |
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Kundenname |
Name des Mitglieds, auf das sich der Datensatz bezieht. |
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Rechnungsbetrag |
Betrag der Rechnung. |
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Steuer |
Ausgewiesener Steuerbetrag. |
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Steuersatz |
Angewandter Steuersatz. |
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Einspeisung |
Kennzeichen bzw. Wert zur eingespeisten Energiemenge des Datensatzes. |
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BMD Konto Nr |
Kontonummer des Mitglieds in der BMD-Buchhaltung. Verbindet den Datensatz mit dem Debitoren- bzw. Kreditorenkonto. |
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Beitrittsdatum |
Datum des Beitritts des Mitglieds zur Energiegemeinschaft. |
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Straße, PLZ, Ort, Land |
Anschrift des Mitglieds für die Stammdatenanlage in der Buchhaltung. |
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UID-Nummer |
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Mitglieds, sofern vorhanden. Erforderlich bei umsatzsteuerpflichtigen Mitgliedern. |
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E-Mail-Adresse des Mitglieds für den Rechnungsversand. |
EG Abrechnung BMD (Abbildung 2)
• ID, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Kundenname
• Rechnungsbetrag, Steuer, Steuersatz
• Einspeisung, BMD Konto Nr
EG Banking Consumer (Abbildung 3)
• ID, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Kundenname
• Rechnungsbetrag
• Einspeisung, BMD Konto Nr
EG Banking Prosumer (Abbildung 4)
• ID, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Kundenname
• Rechnungsbetrag, Steuer, Steuersatz
• BMD Konto Nr, Beitrittsdatum
EG Consumer und EG Prosumer (Abbildungen 5 und 6)
• BMD Konto Nr, Kundenname
• Straße, PLZ, Ort, Land
• UID-Nummer, E-Mail
Beide Stammdatenexporte verwenden denselben Spaltensatz; sie unterscheiden sich in der Menge der enthaltenen Mitglieder – Verbraucher im einen, Prosumer im anderen Export.
Hinweis: Bankverbindungen in der Vorschau
Die Vorschau der Banking-Exporte zeigt Beleg- und Betragsdaten, nicht jedoch IBAN und BIC. Die Bankverbindung wird bei der Dateierzeugung aus den Stammdaten des Mitglieds ergänzt. Prüfen Sie daher vor dem ersten Produktivlauf die erzeugte Datei selbst und nicht nur die Vorschau.
Achtung: Erst mit einem Testlauf prüfen
Führen Sie jede Exportart vor dem ersten Produktiveinsatz einmal probeweise aus und lassen Sie die Datei von Buchhaltung bzw. Bank gegenprüfen – insbesondere, welches SEPA-Verfahren die Banking-Exporte erzeugen. Eine fehlerhaft eingereichte Zahlungsdatei löst Zahlungen bei allen Mitgliedern aus und ist nur mit erheblichem Aufwand zu korrigieren.
Hinweis: Umgang mit den erzeugten Dateien
Die Exportdateien enthalten personenbezogene Daten und Bankverbindungen der Mitglieder. Legen Sie sie ausschließlich in geschützten Verzeichnissen ab, versenden Sie sie nicht unverschlüsselt per E-Mail und löschen Sie lokale Kopien nach der Übergabe.
Checkliste Exportlauf
• SEPA- und BMD-Stammdaten der Energiegemeinschaft vollständig
• Abrechnungslauf geprüft und Belege kontrolliert
• Vorschau je Export auf Vollständigkeit und Beträge geprüft
• Stammdatenexporte Consumer und Prosumer übergeben
• Buchungsexport übergeben und in der Buchhaltung eingelesen
• Zahlungsdateien erzeugt, geprüft und eingereicht
• Dateien geschützt abgelegt, lokale Kopien entfernt