EG-Abrechnung

6 EG-Abrechnungen

Die Ansicht EG-Abrechnungen enthält die erzeugten Rechnungen Ihrer Energiegemeinschaft – je Zählpunkt und Abrechnungsmonat. Hier suchen Sie einzelne Belege, exportieren Rechnungen als PDF und versenden sie per E-Mail an die Mitglieder. Während Sie in der Ansicht Abrechnung EG die Energiemengen prüfen, arbeiten Sie hier mit den daraus erzeugten Belegen.

6.1 Aufruf der Ansicht

Sie erreichen die Übersicht über das Hauptmenü: Abrechnung > EG-Abrechnungen.

Abbildung 19 – Ansicht EG-Abrechnungen mit Suchfeld, Aktionsschaltflächen und Belegliste.

6.2 Kopfzeile

Feld	Bedeutung & Hinweise
Nach Belegnummer suchen	Freitextsuche nach der Rechnungs- bzw. Belegnummer. Die Suche wird über das Lupensymbol ausgelöst.
Filter	Blendet weitere Filterkriterien ein bzw. aus, etwa zur Eingrenzung nach Zeitraum oder Versandstatus.
PDF Export	Erzeugt die Rechnungen der ausgewählten Zeilen als PDF-Dokumente. Über den Pfeil neben der Schaltfläche wählen Sie die gewünschte Exportvariante.
E-Mails senden	Versendet die ausgewählten Rechnungen per E-Mail an die hinterlegten Empfänger. Über den Pfeil neben der Schaltfläche wählen Sie die gewünschte Versandvariante.

Achtung: Auswahl vor Sammelaktionen prüfen

PDF Export und E-Mails senden wirken auf die in der Liste ausgewählten Zeilen. Kontrollieren Sie die Auswahl – insbesondere nach einer Suche oder einem Filterwechsel –, bevor Sie eine Sammelaktion auslösen. Ein versehentlicher Massenversand an alle Mitglieder lässt sich nicht zurücknehmen.

6.3 Spalten der Belegliste

Feld	Bedeutung & Hinweise
Auswahlkästchen	Spalte ganz links. Auswahl einzelner Zeilen oder – über das Kästchen in der Kopfzeile – aller Zeilen der aktuellen Seite für PDF Export und E-Mail-Versand.
Rechnungsnr.	Fortlaufende Beleg- bzw. Rechnungsnummer. Sie ist der eindeutige Suchbegriff für Rückfragen von Mitgliedern und für die Buchhaltung.
Datum	Belegdatum der Rechnung.
Zählpunkt	Zählpunktnummer, auf die sich die Rechnung bezieht. Jede Rechnung ist genau einem Zählpunkt zugeordnet.
Abrechnungs-Monat	Abgerechneter Leistungszeitraum. Er kann vom Belegdatum abweichen, da die Abrechnung erst nach Vorliegen aller Messwerte erstellt wird.
Auftragswert	Betrag der Rechnung.
Gesendet um	Zeitpunkt des E-Mail-Versands. Ein leeres Feld bedeutet, dass die Rechnung erzeugt, aber noch nicht an das Mitglied versendet wurde.

Hinweis: Leere Liste

Zeigt die Liste keine Daten und die Blätterleiste 0 – 0 von 0, wurden für die aktuelle Filterauswahl noch keine Rechnungen erzeugt. Prüfen Sie zunächst in der Ansicht Abrechnung EG, ob für den gewünschten Zeitraum Energiemengen vorliegen, und stoßen Sie anschließend den Abrechnungslauf an.

6.4 Rechnungen exportieren

1. Grenzen Sie die Liste über Suche oder Filter auf die gewünschten Belege ein.

2. Wählen Sie die zu exportierenden Zeilen über die Auswahlkästchen aus.

3. Öffnen Sie das Auswahlmenü neben PDF Export und wählen Sie die gewünschte Variante.

4. Speichern Sie die erzeugte Datei und legen Sie sie gemäß den Aufbewahrungsvorgaben Ihrer Gemeinschaft ab.

Tipp: Export als Beleg für die Buchhaltung

Exportieren Sie die Rechnungen eines Abrechnungslaufs gesammelt und übergeben Sie sie gemeinsam mit dem Buchungsexport an die Buchhaltung. So bleiben Belege und Buchungssätze eines Laufs beisammen.

6.5 Rechnungen versenden

1. Prüfen Sie stichprobenartig einzelne Rechnungen über den PDF Export, bevor Sie versenden.

2. Wählen Sie die zu versendenden Zeilen aus. Achten Sie darauf, dass in der Spalte Gesendet um noch kein Zeitstempel steht, um Doppelversand zu vermeiden.

3. Lösen Sie den Versand über E-Mails senden und die gewünschte Variante im Auswahlmenü aus.

4. Kontrollieren Sie anschließend, ob in der Spalte Gesendet um ein Zeitstempel eingetragen wurde.

Achtung: Versand ist endgültig

Eine versendete Rechnung erreicht das Mitglied unmittelbar und kann nicht zurückgeholt werden. Fehlerhafte Belege müssen storniert und neu erstellt werden. Prüfen Sie daher vor dem ersten Versand eines Abrechnungslaufs zumindest eine Rechnung vollständig.

Hinweis: Empfängeradresse

Der Versand erfolgt an die in den Stammdaten der zugeordneten Firma hinterlegte E-Mail-Adresse. Fehlt diese Adresse, bleibt die Rechnung unversendet – die Spalte Gesendet um bleibt in diesem Fall leer.

Checkliste Rechnungsversand

• Energiemengen in der Ansicht Abrechnung EG geprüft

• Belegliste auf den richtigen Abrechnungsmonat gefiltert

• Stichprobe einer Rechnung im PDF geprüft

• Nur Zeilen ohne Zeitstempel in Gesendet um ausgewählt

• Versand ausgelöst und Zeitstempel kontrolliert

• Belege für die Buchhaltung exportiert und abgelegt