E-Mail Verwaltung

E-Mail Verwaltung

1 E-Mail-Konten verwalten

Das System versendet Rechnungen, Benachrichtigungen und Nachrichten über ein hinterlegtes E-Mail-Konto. Die Zugangsdaten zum Mailserver werden in der Konfiguration gepflegt. Ohne funktionierendes E-Mail-Konto bleiben unter anderem der Rechnungsversand aus EG-Abrechnungen und die Onboarding-Anfrage an den Netzbetreiber wirkungslos.

1.1 Aufruf

Sie erreichen die Verwaltung über das Hauptmenü: Konfiguration > E-Mail. Die Gesamtliste zeigt die vorhandenen Konten; über die Neuanlage öffnen Sie die Maske Neues E-Mail-Konto hinzufügen.




Abbildung 1 – Menü Konfiguration und Maske Neues E-Mail-Konto hinzufügen.

1.2 Felder

Feld

Bedeutung & Hinweise

E-Mail-Konto

Absenderadresse des Kontos, z. B. die Adresse eines Funktionspostfachs. Sie erscheint beim Empfänger als Absender.

Anzeigename

Klartextname, der beim Empfänger neben der Adresse angezeigt wird, etwa der Name der Energiegemeinschaft.

Host

Adresse des Postausgangsservers (SMTP-Server) des Anbieters.

Port

Port des Postausgangsservers. Vorbelegung: 25. Der Wert muss zur gewählten Verschlüsselung passen (siehe Abschnitt 1.3).

Benutzername

Benutzerkennung für die Anmeldung am Mailserver.

Passwort

Kennwort des Postfachs. Wird verschlüsselt gespeichert und nicht im Klartext angezeigt.

SSL

Schalter für die verschlüsselte Verbindung zum Mailserver. Vorbelegung: aus.

Benutze Standard-Zugangsdaten

Verwendet anstelle der eingegebenen Anmeldedaten die im System hinterlegten Standardzugangsdaten. Bei einem eigenen Postfach bleibt der Schalter auf aus.

1.3 Port und Verschlüsselung

Port und Verschlüsselung müssen zusammenpassen und den Vorgaben Ihres Mailanbieters entsprechen. Üblich sind die folgenden Kombinationen.

Kombination

Bewertung

587 mit Verschlüsselung

Heutiger Standard für den authentifizierten Mailversand (Submission mit STARTTLS). Erste Wahl, sofern der Anbieter ihn unterstützt.

465 mit Verschlüsselung

Verschlüsselte Verbindung ab dem Verbindungsaufbau. Ebenfalls gebräuchlich.

25 ohne Verschlüsselung

Klassischer, unverschlüsselter SMTP-Port. Zugangsdaten und Inhalte werden ungeschützt übertragen; der Port wird zudem von vielen Netzen und Anbietern blockiert.

Achtung: Vorbelegung Port 25 ohne SSL prüfen

Die Maske ist mit Port 25 und deaktiviertem SSL vorbelegt. In dieser Kombination werden Benutzername und Kennwort unverschlüsselt übertragen. Stellen Sie vor dem Speichern auf den vom Anbieter vorgesehenen verschlüsselten Port um und aktivieren Sie SSL.

1.4 Konto anlegen

1. Über Konfiguration > E-Mail die Gesamtliste öffnen und ein neues Konto anlegen.

2. Absenderadresse und Anzeigename erfassen.

3. Host und Port gemäß den Angaben des Mailanbieters eintragen und SSL entsprechend setzen.

4. Benutzername und Passwort des Postfachs eingeben.

5. Speichern und anschließend eine Testnachricht versenden, um die Einstellungen zu prüfen.

Achtung: Eingaben aus dem Browser prüfen

Browser füllen Anmeldefelder automatisch mit gespeicherten Zugangsdaten aus – erkennbar an farbig hinterlegten Feldern. Kontrollieren Sie Benutzername und Passwort vor dem Speichern und überschreiben Sie automatisch eingesetzte Werte. Andernfalls versendet das System unter einem persönlichen Konto statt unter dem vorgesehenen Postfach.

Tipp: Funktionspostfach statt persönlichem Konto

Verwenden Sie ein eigenes Postfach für den Systemversand, etwa abrechnung@… oder noreply@…, und nicht das persönliche Konto einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters. Beim Ausscheiden der Person bleibt der Versand sonst stehen, und Antworten der Mitglieder laufen ins Leere.

Hinweis: Zugangsdaten und Sicherheit

Geben Sie das Kennwort des Postfachs nicht weiter und dokumentieren Sie es nur in einem Passwortmanager. Bietet Ihr Anbieter anwendungsspezifische Kennwörter an, verwenden Sie diese anstelle des regulären Postfachkennworts.

Checkliste E-Mail-Konto

•      Funktionspostfach statt persönlichem Konto verwendet

•      Absenderadresse und Anzeigename gesetzt

•      Host, Port und SSL nach Vorgabe des Anbieters konfiguriert

•      Automatisch ausgefüllte Browser-Eingaben überschrieben

•      Testnachricht erfolgreich versendet

•      Rechnungsversand aus EG-Abrechnungen mit einem Beleg geprüft

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